Ada ratusan atau ribuan nombor database prospek dalam simpanan anda? Susah nak urus nombor database disebabkan setiap nombor yang diperoleh, mesti ada yang tak sama formatnya. Kadang-kadang melambatkan proses untuk anda membuat sebarang kempen bulk message sebab perlu semak dan edit setiap format nombor kan?

Kenapa perlu edit dan urus nombor database ni? Sebab setiap sistem marketing (yang perlukan nombor database) ini kadang-kadang mempunyai syarat yang berbeza. Ada sistem perlukan nombor dengan country code (contoh : +60 untuk Malaysia) dan ada juga sistem yang hanya perlukan nombor database dengan format biasa sahaja seperti 0104567892. Jadi, anda harus tau cara yang lebih mudah dan percuma untuk anda edit dan urus setiap nombor database ni.

Untuk perkongsian kali ini, saya akan tunjuk cara untuk urus nombor database dengan lebih mudah menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Jadi, pastikan anda sudah salin kesemua nombor database ke file Excel.

Ingin saya maklumkan disini bahawa contoh senarai nombor yang ditunjukkan dalam perkongsian ini adalah senarai nombor rawak sahaja yang didapati dari laman web Randommer. Bukan menggunakan nombor database yang sebenar.

Ada 4 cara penting yang boleh anda pelajari untuk urus nombor database dengan format yang berbeza ni.

1. Membuang simbol tidak berkaitan dari nombor.

Seperti yang anda lihat dalam gambar contoh di atas, nombor ada dalam format ‘+60 14-400 0329‘. Jadi, disini anda ingin membuang simbol ‘+‘, ‘–‘, dan juga ‘space‘. Caranya adalah, anda hanya perlu ke menu ‘Find & Select‘ dan pilih ‘Replace‘ pada aplikasi Microsoft Excel atau dengan shortcut papan kekunci ‘Ctrl + H‘. Anda akan dapat lihat paparan seperti di bawah.

Jadi, untuk membuang simbol-simbol yang tidak berkenaan dari senarai nombor database, anda hanya perlu isi simbol yang ingin dibuang seperti ‘+‘, ‘–‘ dan ‘space‘ dibahagian Find What. Dibahagian Replace With anda hanya biarkan sahaja kosong (tidak perlu isi apa-apa). Anda perlu buat satu persatu untuk setiap simbol. Kemudian, anda hanya perlu klik pada butang Replace All. Itu sahaja.

2. Menukar format E+11 ke format nombor lengkap

Mesti anda pernah lihat format nombor E+11 setiap kali anda menyimpan nombor di file Excel. Format sebegini tidak sesuai dan tidak boleh digunakan pada mana-masa sistem yang lain. Jadi, anda perlu tukar ke format nombor penuh. Langkah yang pertama, klik kanan (right click) pada column senarai nombor dan klik pada Format Cells

Selepas itu, dibahagian menu Number, klik pada menu Custom dan gantikan perkataan General kepada simbol ‘#“. Selepas itu, klik sahaja OK. Sistem secara automatik akan menggantikan nombor dari format E+11 ke nombor penuh.

3. Menambah kod negara pada nombor

Jika anda mempunyai senarai nombor database yang bermula dengan ‘0’ di hadapan, biasanya bila disimpan di file Excel, nombor ‘0’ itu tidak akan muncul. Jadi, untuk urus nombor database yang sebegini, anda boleh tambahkan kod 60 (bagi negara Malaysia) pada setiap nombor. Anda hanya perlu klik kanan (right click) pada column senarai nombor dan pilih Format Cells

Seterusnya, dibahagian menu Number, klik pada menu Custom dan gantikan perkataan General kepada “60”#. Kemudian, klik sahaja OK. Sistem secara automatik akan memasukkan nombor 60 dihadapan setiap nombor.

4. Membuang nombor berulang (duplicate)

Nombor database yang berulang selalunya berlaku. Disebabkan prospek yang hubungi anda secara berulang atau  mungkin dari sumber yang berbeza. Bila digabungkan beberapa database, kemungkinan akan ada database yang berulang. Cara untuk hilangkan nombor berulang ini ialah dengan highlight kan column yang berkenaan. Kemudian, klik pada menu Data dan klik pada Remove Duplicates.

Kemudian, pilih column yang berkenaan (yang anda ingin cari duplicate) dan klik sahaja OK. Sistem secara automatik akan membuang nombor yang berulang (duplicate).

Dengan setiap perkongsian ini saya harap anda dapat urus nombor database anda dengan lebih teratur. Untuk lebih jelas cara urus nombor database ini, anda juga boleh lihat video tutorial dibawah;